Arhivarea documentelor este procesul prin care afacerea ta este eficienta si conform legii. Presupune sa ai toate actele ordonate si organizate astfel incat sa nu iti pierzi documentele sau informatiile esentiale pentru afacarea ta.
Principale idei:
• Ce inseamna arhivarea?
• Arhivarea pas cu pas
• De ce ai nevoie de servicii de arhivare
• Principalele servicii de arhivare si avantajele lor
• Beneficiile arhivarii
Ce inseamna Arhivarea?
Arhivarea este un proces de stocare, organizare si gestionare a documentelor si informatiilor pentru a le mentine in conditii de sigurata si accesibile pe termen lung.
Vorbim de arhivarea elementelor fizice precum: hartii, dosare si fotografii sau orice alte documente fizice pe care le are compania, dar si arhivarea elementelor digitale precum: emailuri, inregistrari audio sau video. In acest fel, te asiguri ca toate documentele tale sunt protejate impotriva pierderii, deteriorarii sau accesului neautorizat, in timp ce sunt disponibile atunci cand sunt necesare pentru referinta, audit sau alte scopuri legale sau operationale.
Arhivarea pas cu pas
Arhivarea documentelor implica o abordare atenta, clara si sistematica pentru ca documentele sa fie gestionate in mod eficient, sigur si in conformitate cu cerintele organizationale si legale. Acest proces poate varia in functie de nevoile fiecarei companii.
- Identificare documentelor
Documentele care pot fi arhivate sunt: documente legale, contracte, facturi, rapoarte financiare, corespondenta oficiala si alte documente relevante pentru afacerea sau organizatia ta.
- Sortarea si clasificarea
Documentele identificate sunt apoi sortate si clasificate in functie de tip, subiect, data sau alte criterii relevante. Aceasta etapa ajuta la organizarea si structurarea documentelor pentru a facilita accesul ulterior la informatii.
- Decizia de pastrare sau eliminare
In aceasta etapa se verifica documentele si se selecteaza doar cele relevante pentru companie si din punctul de vedere legal.
- Stocarea fizica sau digitalizarea
Pentru a-ti stoca documentele poti opta pentru stocarea fizica sau digitalizare in functie de spatiul de care dispui, de volumul de documente si de cerintele pe care le ai pentru a avea acces la informatii.
- Indexarea și catalogarea
Documentele arhivate sunt indexate si catalogate pentru a facilita cautarea si recuperarea ulterioara a informatiilor. Aceasta etapa poate implica atribuirea de metadate relevante, cum ar fi: numele documentului, data, autorul si alte informatii semnificative.
- Asigurarea securitatii si confidentialitatii
Documentele arhivate sunt protejate impotriva accesului neautorizat, pierderii sau deteriorarii prin mai multe metode: controlul accesului, criptarea datelor si monitorizarea continua.
- Monitorizarea si actualizarea
Arhivarea este un proces dinamic fiind vorba de informatii la care ai nevoie de acces, tocmai de aceea se verifica constant, se actualizeaza atunci cand este nevoie.
De ce ai nevoie de servicii de arhivare?
Arhivarea documentelor poate sa nu para o prioritate, insa cand ai de-a face cu volume mari de documente importante – fie pentru afacerea ta, fie pentru angajatii tai, atunci devine o obligativitate legala si o activitate pe care sa o gestionezi cat mai eficient.
Nu vrei sa pierzi documente.
Nu vrei sa pierzi timp cautandu-le cand ai nevoie.
Nu vrei sa te impiedici de ele la sediu.
Nu vrei sa fii amendat.
Si lista poate continua.
Sa ai documentele in ordine nu trebuie sa fie o bataie de cap!
Principalele servicii de arhivare si avantajele lor
- Arhivare electronică – prin scanare, converteste documentele in format digital, optimizand accesul si gestionarea lor.
Avantaje:
- Reducerea spatiului fizic
- Accesul la documente de oriunde si oricand, cu o conexiune la internet
- Protectie impotriva pierderii sau deteriorarii documentelor fizice
- Facilitatea cautarii si recuperarii rapide a documentelor utilizand instrumente de cautare si indexare
- Posibilitatea de a crea copii de rezerva pentru siguranta suplimentara
- Depozitare arhiva – se refera la procesul fizic sau digital de stocare si gestionare a documentelor si a altor materiale intr-un spatiu specializat, destinat protejarii si conservarii acestora pe termen lung.
Avantaje:
- Eliminarea costurile cu infrastructura si resursele necesare stocarii si gestionarii arhivelor
- Externalizarea catre specialisti care se vor asigura ca documentele sunt in siguranta si conforme cu legislatia in vigoare
- Refolosirea spatiului fizic in alte moduri
Beneficiile arhivarii
Documentele ordonate si organizate iti pot oferi:
- O baza de date valoroasa pentru a intelege evolutia afacerii tale sau pentru a raspunde auditurilor
- Eficientizarea fluxului de lucru intern: gasesti repede si usor tot ce ai nevoie, cand ai nevoie
- Stii ca ai documentele in siguranta si ca nu exista posibilitatea sa le pierzi sau sa se deterioreze
- Ai spatiu si timp: prin eliminarea documentelor de care nu ai nevoie creezi spatiu fizic si ai mai mult timp pentru ce conteaza cu adevarat
- Faci economii pentru compania ta, daca alegi sa lucrezi cu o unitate protejata
Arhivarea documentelor este un proces important atat pe fond legal, dar mai ales pentru modul in care iti transforma afacere! La Lemon Box, noi preluam responsabilitatea documentelor tale. Le arhivam si organizam cu un cost redus sau chiar gratuit pentru tine!