Pe măsură ce volumele de informații ale unei companii cresc exponențial, metodele tradiționale de stocare și gestionare a documentelor devin din ce în ce mai impracticabile. Totodată, întreg procesul de arhivare devine un job adiacent. Arhivarea electronică externalizată vine ca o soluție modernă și reduce considerabil timpul și resursele companiei.
Principale idei:
• Ai acces imediat la orice documente ai nevoie
• Faci economii și crești productivitatea în compania ta
• Ai toate documentele într-un singur loc și conforme legislației
• Arhivarea nu trebuie să fie o bătaie de cap în plus pentru tine
Ai acces imediat la orice documente ai nevoie
Un sistem de arhivare electronică permite accesul instantaneu la documentele necesare, eliminând timpul pierdut în căutarea fizică a dosarelor. Acest lucru este deosebit de util în situații de urgență, unde informațiile trebuie găsite rapid. Iar ca procesul să fie și mai eficient, documentele pot fi organizate într-un mod logic și intuitiv, cu ajutorul unor sisteme de indexare avansate care permit căutări rapide și precise.
Studiul „The Digital Office – Improving the Way We Work” realizat de AIIM (Association for Information and Image Management) în 2019 a relevat că 79% dintre respondenți au raportat o îmbunătățire semnificativă a accesului la informații după adoptarea sistemelor de arhivare electronică, iar 72% au observat o reducere a costurilor operaționale.
Faci economii și crești productivitatea în compania ta
Arhivarea electronică reduce drastic necesitatea spațiilor fizice de stocare, economisind astfel costurile asociate cu închirierea sau întreținerea acestora.
Automatizarea proceselor de arhivare și căutare a documentelor reduce timpul și efortul necesare pentru gestionarea acestora, permițând angajaților să se concentreze pe activități mai productive.
Un raport al IDC (International Data Corporation) din 2018 a constatat că organizațiile care au implementat soluții de gestionare a documentelor și arhivare electronică au înregistrat o reducere de 30-40% a costurilor asociate cu gestionarea documentelor fizice și o creștere a productivității angajaților cu 20-25%.
Ai toate documentele într-un singur loc și conforme legislației
Conform unui raport Gartner din 2020, companiile care au adoptat soluții de arhivare electronică au observat o reducere cu până la 50% a timpului necesar pentru recuperarea documentelor și o îmbunătățire a conformității cu reglementările legale cu 30%.
Sistemele de arhivare electronică sunt concepute pentru a respecta reglementările legale și normele de conformitate privind păstrarea și gestionarea documentelor, ajutând organizațiile să evite sancțiuni și penalități. Stocând documentele electronic, în timpul unui control nu mai ești nevoit să le prezinți fizic.
Câteva reglementări de care să ți cont:
Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică stabilește cadrul general pentru arhivarea documentelor în format electronic, definind cerințele și standardele pentru crearea, gestionarea și stocarea acestora. Printre prevederile esențiale se numără:
- Semnătura electronică – documentele arhivate electronic trebuie să fie semnate electronic pentru a le asigura autenticitatea și integritatea.
- Certificarea furnizorilor de servicii – furnizorii de servicii de arhivare electronică trebuie să fie certificați de către autoritățile competente.
Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Naționale cu modificările și completările ulterioare, include prevederi referitoare la gestionarea documentelor, inclusiv a celor electronice, de către instituțiile publice și organizațiile private. Aspecte relevante pentru arhivarea electronică:
- Obligații de păstrare – instituțiile și organizațiile au obligația de a păstra documentele conform termenelor legale și de a asigura integritatea acestora pe perioada de păstrare.
- Transferul documentelor la Arhivele Naționale – documentele cu valoare istorică trebuie transferate la Arhivele Naționale după expirarea termenelor de păstrare.
Arhivarea nu trebuie să fie o bătaie de cap în plus pentru tine
Colaborează cu un partener de încredere precum Unitatea Protejată – Lemon Box pentru a avea toate documentele în ordine. Lemon Box este autorizată de M.A.I și Arhivele Naționale ale României pentru a-ți oferi cele mai bune servicii de arhivare și are experiență de peste 10 ani pe piață și cu peste 100 de parteneri mulțumiți.