Arhivarea este un proces de stocare, organizare si gestionare a documentelor si informatiilor pentru a le mentine in conditii de sigurata si accesibile pe termen lung. Arhivarea datelor si documentelor este obligatorie conform legii si se supune anumitor proceduri.
Principale idei:
• Prevederi legale de arhivare a documentelor
• Tipuri de date care pot fi arhivate
• Conditii de pastrare a datelor
• Stocare vs arhivare
• Arhivarea prin unitate protejata
Prevederi legale de arhivare a documentelor
Conform Legii nr. 16/1996 privind arhivatia documentara, in Romania potrivit art.1 – constituie izvoare istorice si alcatuiesc Fondul Arhivistic National al Romaniei documentele create de-a lungul timpului de catre organele de stat, organizatiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare si religioase, precum si de catre persoanele fizice.
Acestor documente statul le asigura protectie speciala, in conditiile prezentei legi.
Potrivit art. 2 – Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei, in sensul prezentei legi, se intelege: acte oficiale si particulare, diplomatice si consulare, memorii, manuscrise, proclamatii, chemari, afise, planuri, schite, harti, pelicule cinematografice si alte asemenea marturii, matrice sigilare, precum si inregistrari foto, video, audio si informatice, cu valoare istorica, realizate in tara sau de catre creatori romani in strainatate.
Totodată, Legea Contabilitatii nr. 82/1991 impreuna cu modificarile si completarile ulterioare, stabileste reguli si proceduri specifice pentru intocmirea, pastrarea si arhivarea documentelor contabile in Romania.
Legea se aplica urmatoarelor entitati: societati comerciale, intreprinderi individuale, cooperative, organizatii non-profit, institutii publice, sucursale si filiale ale companiilor straine care desfasoara activitati in Romania si care sunt supuse legislatiei romane,
- Conform Legii contabilitatii, entitatile sunt obligate sa pastreze toate documentele contabile care stau la baza inregistrarilor lor contabile pentru o perioada stabilita de lege.
- Perioada pastrarii poate varia in functie de tipul documentelor si de prevederile legale aplicabile. In general, documentele contabile trebuie pastrate pentru o perioada de minim 10 ani. Pentru unele documente sau situatii specifice aceasta perioada poate fi mai lunga, precum in cazul: tranzactiilor care implica bunuri imobile, cum ar fi cumparari, vanzari sau inchirieri de proprietati; proiectelor sau programelor finantate din surse europene si altele.
- Legea stabileste tipurile de documente contabile care trebuie pastrate, cum ar fi registrele contabile, jurnalele contabile, balantele de verificare, rapoartele financiare etc.
- Legea contabilitatii reglementeaza si arhivarea documentelor contabile in format electronic, impunand standarde si proceduri specifice pentru asigurarea integritatii, confidentialitatii si accesibilitatii acestora.
Privitor la arhivarea documentelor în format electronic, Legea nr. 135 din 15 mai 2007 are prevederi pentru crearea, gestionarea, pastrarea si accesarea documentelor electronice, in scopul asigurarii autenticitatii, integritatii si fiabilitatii acestora.
Art. 7
Primirea unui document în formă electronică în arhiva electronică este condiţionată de îndeplinirea următoarelor cerinţe:
a) semnarea documentelor în formă electronică, cu semnătura electronică extinsă a titularului dreptului de dispoziţie asupra documentului, denumită în continuare semnătură electronică;
b) valabilitatea semnăturii electronice a titularului dreptului de dispoziţie asupra documentului;
c) depunerea cheii de criptare şi decriptare pentru documentele criptate care cad sub incidenţa Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare;
d) transmiterea informaţiilor prevăzute la art. 8 alin. (2).
Tipurile de date care pot fi arhivate
Cateva exemple comune de tipuri de date care sunt adesea arhivate:
Documente fizice: hartii, foi de lucru, formulare, contracte, facturi si alte tipuri de documente imprimate.
Documente electronice: documente create si stocate electronic, cum ar fi fisiere text, foi de calcul, prezentari, fisiere PDF, e-mailuri, fisiere multimedia etc.
Date financiare: rapoarte financiare, facturi, chitante, declaratii de impozitare, registre contabile, extrase bancare si altele.
Date cu caracter personal: informatii despre clienti, angajati, parteneri de afaceri si alte parti interesate, cum ar fi: nume, adrese, numere de telefon, date de nastere, informatii de identificare, informatii medicale etc.
Date de sanatate si siguranta: medicale, formulare de declaratie a accidentelor, registre de securitate si sanatate la locul de munca, protocoale de siguranta.
Date de productie și operatiuni: proiecte, specifictții, planuri de productie, schematizari, liste de materiale, rapoarte de mentenanta, instructiuni de lucru.
Comunicari si corespondenta: e-mailuri, scrisori, notite interne, memo-uri, inregistrari de intalniri.
Date de cercetare si dezvoltare: documentatia privind procesul de dezvoltare a produselor, rezultatele testelor, rapoartele de cercetare, brevetele.
Registre de personal: dosare ale angajatilor, fise de salarii, rapoarte de evaluare a performantei, acte de concediere, rapoarte de absenta.
Date legale si contractuale: contracte, acorduri, licente, certificari, acte de proprietate.
Date de marketing si vanzari: campanii de marketing, rapoarte de vanzari, analize de piata, feedback de la clienti.
Conditii de pastrare ale datelor
Atunci cand vine vorba de pastrarea documentelor, exista cateva conditii esentiale care trebuie indeplinite pentru a asigura integritatea, accesibilitatea si conformitatea legala a acestora pe termen lung.
- Documentele trebuie pastrate intr-un mediu fizic sau electronic care sa ofere protectie impotriva umiditatii, temperaturilor extreme, luminii solare directe, prafului si altor factori care ar putea deteriora materialele documentare.
- Evitarea spatiilor cu substante explozive, coloranti, reziduuri menajere. Evitarea constructiilor provizorii, aproape de gaze combustibile sau canale de fum.
- Documentele ar trebui sa fie organizate si catalogate intr-un mod care sa faciliteze identificarea si accesul ulterior la informatii.
- Arhiva necesita o temperatura intre 15-24 de grade Celsius.
Stocare vs arhivare
Stocarea si arhivarea sunt doua concepte distincte, dar complementare, care se refera la gestionarea documentelor si a altor tipuri de informatii in cadrul unei organizatii.
| Stocarea | Arhivarea | |
| Definitie | Se refera la procesul de pastrare temporara a documentelor si a altor materiale intr-un spatiu accesibil pentru utilizare si referinta curenta. | Se refera la procesul de transfer si pastrare a documentelor si a altor materiale intr-un spatiu special destinat conservarii pe termen lung. |
| Scop | Este sa faciliteze accesul rapid si usor la informatii pentru utilizarea curenta in cadrul activitatilor organizationale. | Este sa asigure pastrarea si conservarea documentelor pentru o perioada indelungata de timp, pentru a satisface cerintele legale, istorice sau administrative. |
| Caracteristici | Documentele si informatiile stocate sunt adesea accesibile in mod frecvent si pot fi amplasate in spatii de depozitare convenabile si usor accesibile in cadrul organizatiei. | Documentele arhivate sunt de obicei puse intr-un spatiu dedicat arhivelor, care poate fi mai putin accesibil si poate implica masuri speciale de conservare pentru a proteja documentele impotriva deteriorarii. |
| Durata | Documentele sunt pastrate in mod obisnuit pentru perioade de timp relativ scurte, care corespund nevoilor imediate ale organizatiei. | Documentele arhivate sunt pastrate pentru perioade lungi de timp, care pot depasi necesitatile imediate ale organizatiei si pot fi dictate de cerintele legale sau de politicile interne ale organizatiei. |
In esenta, stocarea se refera la gestionarea documentelor pentru utilizarea curenta si accesul rapid, in timp ce arhivarea se concentreaza pe pastrarea pe termen lung si conservarea documentelor pentru referinte istorice, legale sau administrative.
Arhivare prin colaborare cu o Unitate Protejata
Arhivarea nu trebuie sa fie o bataie de cap in plus pentru afacerea ta. Printre atatea legi si proceduri, devine costisitor in timp si resurse sa te asiguri ca ai toate documentele in ordine si la zi. Colaborarea cu o Unitatea Protejata asa cum este Lemon Box, specializata pe servicii de arhivare, iti poate oferi:
- costuri reduse sau chiar gratuitate pentru anumite servicii
- economii pentru bugetul companiei
- oportunitatea sa ajuti la insertia pe piata muncii a persoanelor cu dizabilitati
Descopera avantajele unei colaborari cu noi si transforma gestionarea informatiilor într-o experienta simpla, completa si eficienta! Contacteaza-ne pentru mai multe informatii sau cere o oferta direct de pe site.